Jaki program do prowadzenia warsztatu?

Ty też tak masz?

Wybija 22. Zbierasz się do domu, bo chcesz odpocząć po całym dniu pracy, a tu nagle dzwoni telefon. Oczywiście klient z pretensjami - bo “coś mu stuka”. I musi już teraz wiedzieć, co pół roku temu robiłeś w zawieszeniu jego A4 2.0 TDI z 2007. Tu i teraz. No bo przecież jutro jedzie nad morze i koniecznie musi wiedzieć. Ehhh…

Ty zamiast odpocząć próbujesz sobie przypomnieć. Szukasz po notatkach i starych fakturach - oczywiście nic nie znajdujesz. Denerwujesz się, a klient też wściekły.

A gdyby tak mieć program komputerowy, który trzymałby te dane dla Ciebie? Gdzie wystarczyłoby wpisać numer rejestracyjny auta lub nazwisko klienta, i w kilka chwil wiedziałbyś wszystko o danym samochodzie i jego naprawach? Chyba warto się nad tym pochylić!

Aplikacja do prowadzenia warsztatu - książka serwisowa pod ręką

Zapisany po brzegi zeszyt lub kalendarz. Długopis, którego nigdy nie można znaleźć. To dwie rzeczy, które kiedyś umożliwiały prowadzenie warsztatu. Dziś to po prostu przestaje już wystarczać. Większa liczba klientów cieszy, ale szybko okazuje się, że jakoś wszystkie te auta trzeba zapamiętać. I wtedy pomaga aplikacja.. No tylko - którą wybrać? Ile to kosztuje? Zastanówmy się!

Jaka aplikacja do prowadzenia warsztatu?

Ceny są naprawdę różne. Znaleźliśmy zarówno aplikacje, które kosztują 148 zł za licencję, jak również takie, w których na start trzeba zapłacić nawet ponad 2 tysiące złotych. Która z nich będzie lepsza? Może nie warto oszczędzać, tylko od razu wybrać najdroższą opcję?

To nie jest łatwa decyzja. Zanim jeszcze przejdziemy do cen zastanówmy się, jakie funkcje powinna mieć dobra aplikacja do prowadzenia warsztatu. Oto kilka opcji, które pomogą Ci w uporządkowaniu warsztatowych zleceń.

Jakie funkcje powinien mieć wymarzony program

Zarządzanie klientami

Aplikacja powinna pozwalać na:

• dodawanie nowych klientów
• edycja danych klientów
• historia zleceń klientów
• zadania do wykonania dla każdego klienta

Zarządzanie zleceniami serwisowymi

Program powinien pozwalać na:

• tworzenie nowych zleceń
• wycenę zleceń
• dodawanie zdjęć
• edycja nowych zleceń
• wydruk protokołów dla klientów
• historia dotychczasowych zleceń

Baza pojazdów

Program powinien zawierać:

• czasy napraw poszczególnych aut
• historia napraw pojazdu (po nr VIN lub rejestracji)

Rachunkowość

• Wystawianie faktur dla klientów
• wystawianie paragonów fiskalnych
• wgląd w historię faktur dotychczas wystawionych

Zamawianie części

Zamiast dzwonić do przedstawiciela czy do hurtowni, dzięki programowi powinieneś mieć:

• dostęp do hurtowni części, ich stanów magazynowych
• możliwość zamówienia
• czasy napraw poszczególnych aut

Powiadomienia SMS dla klientów

Program powinien pozwalać na wysyłkę SMS-ów do klientów po naprawach. A także możliwość wysyłania informacji o promocjach czy rabatach.

Możliwość szybkiego dodania danych auta

Ciebie też męczy żmudne przepisywanie danych z dowodu rejestracyjnego? Warto zaopatrzyć się w czytnik kodów AZTEC. To urządzenie, które odczyta z kodu w dowodzie rejestracyjnym wszystkie dane pojazdu. Te następnie możesz wprowadzić do systemu.

Moduł dla “hotelu opon”

Dobrze byłoby, gdyby oprogramowanie pozwalało zarządzać hotelem opon:

• wystawianie faktur
• wystawianie potwierdzenia za pozostawienie opon
• zarządzanie lokalizacjami opon

Hotel opon - sposób na dodatkowy zarobek

Programy do prowadzenia warsztatu - jakie mamy?

Aplikacji do zarządzania warsztatem jest na rynku całkiem sporo. Znaleźć można zarówno darmowe rozwiązania, jak również płatne programy. Niektóre z nich dostarczane są przez firmy dystrybuujące części, inne to produkty niezależnych firm.

Czy jest taki program na rynku? Przekonajmy się! Do porównania staje kilka najpopularniejszych aplikacji do prowadzenia warsztatu. Pod lupę wzięliśmy takie programy jak:

• eSowa
• warsztat24
• Asystent Warsztat 2019

Wiemy, że są na rynku też inne programy. Poszukując aplikacji do opisania w tym artykule wzięliśmy jednak pod uwagę oprogramowanie, które najłatwiej można wyszukać w Internecie na hasło “jaki program do prowadzenia warsztatu”. Zatem - która z aplikacji będzie najlepszym wyborem?

Analizę oparliśmy na informacjach, które można znaleźć na stronach wydawców oprogramowania.

Warsztat24 - możliwości

To aplikacja, którą oferuje firma niezwiązana z hurtowniami części. Pokrótce opiszemy możliwości tego programu.

Zarządzanie klientami

Program pozwala na:

• tworzenie nowych zleceń
• wycenę zleceń
• dodawanie zdjęć
• edycja nowych zleceń
• wydruk protokołów dla klientów
• historia dotychczasowych zleceń

Baza pojazdów

Program zawiera:

• historia napraw pojazdu (po nr. VIN lub rejestracji)

Rachunkowość

Program pozwala na:

• Wystawianie faktur dla klientów
• wystawianie paragonów fiskalnych
• wgląd w historię faktur dotychczas wystawionych

Zamawianie części

Zamiast dzwonić do przedstawiciela czy do hurtowni, dzięki programowi masz:

• dostęp do kilku hurtowni części, ich stanów magazynowych
• możliwość zamówienia

Powiadomienia SMS dla klientów

Program pozwala na wysyłkę SMS-ów do klientów po naprawach. A także możliwość wysyłania informacji o promocjach czy rabatach

Ile kosztuje warsztat24?

Pierwszy koszt to zakup samego programu. Może to być koszt:

• 400 złotych - w wersji bez modułu fiskalnego
• 615 złotych - w wersji z modułem fiskalnym

Czy jest tu abonament? Nie ma. Kosztują za to aktualizacje - 99 złotych brutto rocznie. Innym kosztem są SMS-y - za każde 160 znaków płacisz 18 groszy brutto.

Asystent Warsztat 2019 - możliwości

To kolejne oprogramowanie, które kusi niską ceną - bo już za 148 złotych możemy mieć licencję na 6 miesięcy. Przekonajmy się jednak, co oferuje ten program.

Zarządzanie klientami

Aplikacja pozwala na:

• dodawanie nowych klientów
• edycja danych klientów
• wgląd w historię zleceń klientów
• zadania do wykonania dla każdego klienta

Zarządzanie zleceniami serwisowymi

• tworzenie nowych zleceń
• wycenę zleceń
• dodawanie zdjęć TAK
• edycja nowych zleceń TAK
• wydruk protokołów dla klientów TAK
• historia dotychczasowych zleceń TAK

Baza pojazdów

Program powinien zawierać:

• czasy napraw poszczególnych aut
• historia napraw pojazdu (po nr VIN lub rejestracji)

Rachunkowość

Program pozwala na:

• Wystawianie faktur dla klientów
• wystawianie paragonów fiskalnych
• wgląd w historię faktur dotychczas wystawionych

Zamawianie części

Zamiast dzwonić do przedstawiciela czy do hurtowni, dzięki programowi powinieneś mieć:

• dostęp do hurtowni części, ich stanów magazynowych - IC + Gordon,
• możliwość zamówienia,
• czasy napraw poszczególnych aut

Powiadomienia SMS dla klientów

Ten program również pozwala na wysyłkę SMS-ów. Kosztuje to 18 groszy za 1 SMS, ale możesz wydać mniej - wystarczy kupić pakiet SMS-ów - od 10 do 500 zł.

Ile kosztuje aplikacja?

• wersja PRO od 148 zł (6 miesięcy) do 574 zł (12 miesięcy)
• wersja BIZNES od 183 zł (6 miesięcy) do 724 zł (12 miesięcy)
• wersja MAX od 263 zł do 1011 zł (12 miesięcy)

eSowa - możliwości

To chyba jedna z najbardziej popularnych aplikacji tego typu na rynku. Oferuje ją jedna z hurtowni części. A co tak naprawdę reprezentuje sobą eSowa? Oto kilka przykładowych funkcji.

Obsługa zleceń

Program pozwala na:

• tworzenie zleceń warsztatowych + protokół przyjęcia
• wydruk karty zleceń dla klientów
• odczyt danych na podstawie kodu QR z dowodu rejestracyjnego auta

Baza pojazdów

Program pozwala na:

• lista części oraz zamienników do danego modelu (możliwość zamówienia)
• baza czasów napraw pojazdów
• Historia pojazdu, tak - na podstawie historii napraw od momentu pojawienia się w danym warsztacie
• stan paliwa w aucie

Historia pojazdu

• tak - na podstawie historii napraw od momentu pojawienia się w danym warsztacie
• stan paliwa w aucie

Zarządznie warsztatem

Program pozwala na:

• przypisanie pracownika do danej naprawy,
• wyszukiwanie zleceń na podstawie statusu/daty/pojazdu i tym podobnych,
• faktury VAT.

Baza Klientów

Program pozwala na:

• dane do faktury
• numer konta i sposoby płatności
• historia napraw oraz pojazdy klienta
• automatyczne dodawanie auta na podstawie kodu z dowodu rejestracyjnego

Ile to kosztuje?

Na początek płacisz za licencję startową. Jest to koszt, który wynosi 1500 zł netto. Licencja jest dożywotnia - czyli, nie musisz jej odnawiać. Ale uwaga - w tym wariancie licencja pozwala na użytkowanie programu tylko na 1 stanowisku. Jeżeli chcesz użyć eSowy na więcej niż jednym stanowisku, to koszty są następujące:

• 1000 zł netto - za 1 dodatkowe stanowisko
• 2000 zł netto - za 3 dodatkowe stanowiska

Jeżeli obawiasz się o awarie programu, może warto wykupić abonament techniczny. To koszt:

• 250 zł netto/1 stanowisko

Co to daje? Dostajesz aktualizacje oprogramowania przez 1 rok, a także możliwość korzystania ze wsparcia online i telefonicznego.

Są też inne koszty. Na przykład:

• szkolenie online - 100 zł netto/godzina,
• szkolenie stacjonarne - 500 zł netto/godzina + 0,80 zł za kilometr,
• migracja danych z innych systemów - 600 zł netto.

Jakie oprogramowanie do warsztatu?

Nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi. Jeżeli chcesz się przekonać, jaki program komputerowy do warsztatu będzie najlepszy, to najlepiej….pobrać wersję demonstracyjną. Dlaczego? Bo pozwoli Ci to zapoznać się z programem i jego możliwościami. Nauczyć się obsługi poszczególnych opcji.

1. Pobierz wersję testową

Pobranie wersji próbnej to też sposób na opanowanie obsługi interfejsu. Niby te programy są tak tworzone, aby ich obsługa była możliwie łatwa, ale...bywa z tym różnie. Tak jak każdego oprogramowania, tak i aplikacji do prowadzenia warsztatu trzeba się po prostu nauczyć. A zanim zdecydujesz się na zakup konkretnego programu warto mieć pewność, że będzie Ci się wygodnie go obsługiwało. No bo po co masz się męczyć i denerwować?

Pozwoli Ci to zapoznać się z funkcjami programu czy jego interfejsem. Pamiętaj o tym, że oprócz kolejnych opcji, z których możesz skorzystać, dochodzi też łatwość obsługi danego programu.

Niby wszystkie z tych programów są budowane tak, by ich obsługa była możliwie łatwa. Niestety, często okazuje się, że wraz z dodawaniem kolejnych funkcji coraz trudniejsza staje się obsługa takiego programu. Wiadomo, że prędzej czy później tego się nauczysz, ale chce Ci się na to tracić czas? Pomiędzy rozgrzebaną skrzynią z Golfa, klientem narzekającym że coś mu stuka w silniku Laguny i innymi przyjemnościami - Ty nie masz na to czasu.

Krótko mówiąc. Zanim zdecydujesz się na zakup - potestuj. Większość firm daje swoje oprogramowanie do testów za darmo. Oto przykłady:

2. Poczytaj opinie

Posiedź trochę w Internecie i poszukaj opinii innych mechaników na temat oprogramowania do warsztatu. Jak znaleźć opinie? Możesz to zrobić w kilku miejscach:

• zarejestruj się na grupy na Facebooku (np. Mechanik płakał jak naprawiał)
• wpisz w Google - “nazwa oprogramowania + opinie”
• fora internetowe

Poczytaj, co ludzie piszą o konkretnych programach. Zobacz z czym mają problemy. Na co narzekają i co ich denerwuje. Zastanów się, czy takie problemy nie zniechęciłyby Cię do używania danego programu. Wbrew pozorom w Internecie jest całkiem sporo takich informacji.

3. Urządzenia mobilne - jak to z nimi jest?

Zdecydowana większość aplikacji tworzona jest z myślą o komputerach. Na telefonach działają średnio. Lub wcale. A to widok jest niepełny, a to nie działają jakieś funkcje...Jednym słowem - trudno się tego używa.

Szkoda, bo przecież większość z nas korzysta z urządzeń mobilnych - czy to telefonów czy tabletów. Jeżeli i Ty cenisz sobie możliwość korzystania z różnych programów na telefonie to sprawdź, czy dane oprogramowanie będzie działać na smartfonie czy tablecie.

Zestawienie kosztów